Как отпустить главбуха в отпуск?

Автор: Елена Нечаева, руководитель группы департамента бухгалтерских услуг, аутсорсинговое подразделение компании BDO

Зачастую руководитель боится надолго расставаться с главбухом и даже в отпуске требует от него быть максимально доступным. Расскажем, как подготовиться к отпуску главного бухгалтера, чтобы минимизировать риски, связанные с его отсутствием.

В небольших компаниях, где главный бухгалтер является единственным сотрудником финансовой службы, подготовка к его отпуску должна быть более тщательной. Все важные дела на время отсутствия придется принять генеральному директору, его заместителю или другому доверенному лицу. То есть тем, у кого опыта работы в бухгалтерии гораздо меньше. Выбор доверенного лица делает сам генеральный директор. Например, бухгалтерская отчетность относится к публичной информации и не является закрытой, но доступ к ней лучше предоставлять только тем сотрудникам, которым доверяют директор и главбух.

Прежде всего генеральному директору следует обсудить с главным бухгалтером планы компании на время его отпуска. Если в этот период предстоят важные встречи и проекты, необходимо заранее оценить задачи, которые нельзя будет решить без бухгалтера. Нужно понять, насколько важно во всех этих проектах его участие. Для этого будет полезно провести совещание с бухгалтером и руководителями компании.

Помимо запланированных задач могут возникать и незапланированные. Чтобы компания была готова к их решению, главный бухгалтер должен сообщить своим заместителям или генеральному директору, где находится основная информация, которая может потребоваться в дни его отсутствия. Если фирма находится в стадии получения кредита или займа, ей может понадобиться какой-либо отчет за определенный период. Для получения расшифровок бухгалтерской отчетности необходимо заранее показать руководителю (или иному доверенному лицу), каким образом сформировать эти данные. А лучше всего договориться об отсрочке предоставления информации и дождаться возвращения главного бухгалтера.

До ухода в отпуск бухгалтеру следует сделать экспресс-инвентаризацию расчетов с поставщиками и произвести все регулярные и срочные платежи. Например, заранее оплатить аренду помещения, сотовую и фиксированную связь для сотрудников, доставку воды или продуктов в офис, бытовые принадлежности и канцтовары. Следует также заранее оплатить материалы и услуги контрагентов, которые необходимы для непрерывного производственного процесса. Здесь проблем не должно возникнуть, так как бухгалтер обычно хорошо знает, как строится производственная цепочка.

В случае получения из налоговой требований о предоставлении какой-либо информации проще всего попытаться договориться об отсрочке. Необходимо направить инспекторам просьбу о переносе сроков представления документов в связи с отпуском главного бухгалтера с указанием даты, когда отчетность может быть представлена. Зачастую налоговая служба идет навстречу.

Еще один важный момент — право подписи на документах. Финансовые документы, проводимые через банк, подписывают только лица, указанные в банковской карточке. Первая подпись — это, как правило, подпись генерального директора. Право второй подписи может быть дано сразу нескольким лицам — на случай, если кто-то из сотрудников будет в отпуске, командировке или на больничном. Но если в банковской карточке не указан сотрудник, который собирается поставить свою подпись, процесс переоформления займет значительное время. Обычно список лиц, вносимых в карточку, предусматривают сразу при создании фирмы. Если же речь идет о подписании платежей в интернет-банках, то для идентификации необходим только физический ключ (флеш-карта) с подписью того, кому она принадлежит. Поэтому на практике с разрешения руководства компании он временно может быть передан другим сотрудникам. Но официально ключ может использовать только его владелец.

Если возникнет такая необходимость, можно официально отозвать главного бухгалтера из отпуска. Но при этом потребуется получить его письменное согласие (ст. 125 ТК РФ). По закону неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение рабочего года или присоединена к отпуску за следующий год. А вот отказ выходить на работу до окончания отпуска вне зависимости от причины нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 пост. Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Получается, при возникновении сложных ситуаций главного бухгалтера можно вызывать из отпуска, если он будет в зоне доступа и в городе, где находится офис компании. Если же он уехал за границу, то скорее всего шансов связаться с ним, а тем более вызвать в офис, будет немного.

На практике ситуация выглядит следующим образом. Если сотрудники компании в курсе того, что бухгалтер остался в зоне досягаемости, то при возникновении простейших вопросов с ним связываются для консультаций или просят выйти на работу. Если же сотрудники знают, что бухгалтер вне зоны доступа, или по каким-то причинам не могут с ним связаться, почти все вопросы решают без него. Как показывает опыт большинства компаний, решают вполне успешно. Поэтому основная проблема состоит не в отсутствии бухгалтера на рабочем месте, а в возникающих в связи с этим страхах у руководства компании и других сотрудников.

В некоторых фирмах главные бухгалтеры сами просят коллег при необходимости связываться с ними во время отпуска. Кому-то, наоборот, важно отключиться от работы в отпуске, чтобы полноценно отдохнуть. Если руководитель компании ценит своего бухгалтера, он должен понимать, что не стоит отрывать его от отдыха по мелочам.

Выполнение обязанностей другим работником на период отпуска главного бухгалтера необходимо предусмотреть и с точки зрения кадровой службы. Сотруднику может быть поручено выполнение дополнительной работы по другой профессии или должности только с его письменного согласия и за дополнительную оплату (ст. 60.2 ТК РФ). Размер доплаты устанавливают по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания или объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). При этом ни минимальных, ни максимальных размеров доплаты Трудовой кодекс не устанавливает. Но доплата для заместителей главного бухгалтера может и не устанавливаться, если выполнение обязанностей на период его отсутствия предусмотрено их должностными обязанностями (должностной инструкцией или условиями трудового договора).

30 мая 2012 года. Материал был опубликован в журнале "Актуальная бухгалтерия", март,
компания ГАРАНТ