Как бизнесу перейти на удаленку

Чтобы в условиях эпидемии компания могла оставаться на плаву и продолжать вести деятельность хотя бы в минимальных объемах, сохранив рабочие места, нужно перевести бизнес на удаленку. К работе в дистанционном режиме предпринимателей призвали органы власти как местного, так и федерального уровня. Не всегда это удается в силу специфики сферы деятельности, но в любом случае стоит рассмотреть такую возможность. Для перехода потребуется кардинальная перестройка всех бизнес-процессов. Как провести ее быстро и без лишних затрат, расскажет наша статья.

Подготовка к переходу – выбор модели видеокоммуникаций

Для взаимодействия с персоналом, работающим удаленно, требуется профессиональная видеоконференцсвязь (ВКС). В тех условиях, в которых сегодня оказался бизнес, переход на дистанционную работу происходит экстренно, поэтому в выигрыше оказались компании, уже освоившие необходимые для этого технологии.

Чтобы оперативно подобрать оптимальное технологическое решение, стоит придерживаться такой схемы действий.

1 – Определитесь с задачами, для решения которых вам нужна видеосвязь, или составьте список проблем в работе существующей системы.

Для одного бизнеса достаточно обычного общения сотрудников по видео, а кому-то для эффективной коллективной работы нужно обеспечить эффект присутствия и создать виртуальную копию офиса. При выборе учитываются особенности сферы деятельности компании: необходимость проводить оперативные совещания с участниками со всей страны, обеспечивать высокое качество картинки и звука при демонстрации материалов и т.п. Если система видеосвязи уже используется, может потребоваться ее расширение в связи с резким повышением нагрузки.

2 – Оцените инфраструктуру своей корпоративной сети видеоконференцсвязи.

Дальнейшие действия во многом зависят от того, есть ли необходимость создавать ВКС с нуля. Возможно, достаточно будет ее модернизации. При первичном построении сети для решения несложных задач с количеством абонентов от 50 до 100 вполне достаточно возможностей, которые дает такое простое решение как веб-конференция. Если же необходимо масштабировать действующую корпоративную сеть с обновлением программного обеспечения или подключением нового оборудования, совместимого с существующим, потребуется профессиональное решение.

3 – Изучите, что предлагается на рынке, по каким ценам, и выберите наиболее подходящий вариант с точки зрения стратегической перспективы.

Профессиональное решение с богатым функционалом, позволяющее осуществить интеграцию любого оборудования, не бывает дешевым. Даже если это отечественная разработка, потребуются внушительные расходы. В средний по масштабам проект придется инвестировать как минимум 4 млн. руб. Простое решение для организации веб-конференций в разы дешевле, чем профессиональное. Но нужно принимать во внимание задачи, которые стоят перед бизнесом в долгосрочной перспективе. Если попытаться максимально сэкономить на этапе внедрения системы, это может привести к дополнительным расходам при необходимости расширения функционала, которое неизбежно потребуется при продолжительном карантине. А дешевый продукт невысокого класса не позволяет решать такие задачи.

4 – Выяснить вопросы, касающиеся поддержки продукта, его тестирования и акционных предложений. Лучше всего для проверки внедрить решение на базовой корпоративной сети и провести его тестирование на практике для полноценной оценки функционала. Сегодня можно рассчитывать на готовность многих продавцов ВКС идти навстречу и предлагать тестирование и покупку своих продуктов на привлекательных условиях. Важно выяснить и то, как систему будут обслуживать после продажи. Оптимальный вариант – местная высококачественная поддержка, реализованная специалистами, которые разбираются в специфике отечественных проектов.

Пошаговая инструкция по переходу на удаленку

1 шаг – Определить режим работы и сформулировать правила, которые должны выполняться всем коллективом. Нужно довести до работников, когда они должны выходить на связь и в котором часу будет заканчиваться рабочий день. Определяется также время перерывов.

2 шаг – Решить вопрос с обеспечением безопасности. Необходимо исключить утечку данных, в том числе вследствие действий злоумышленников. Для этого у внутренних сервисов должна быть реализована надежная система аутентификации, доступ к самой чувствительной информации нужно предоставлять только по логину и паролю, и на случай необходимости быстро лишить кого-либо из сотрудников доступа руководитель должен иметь такую возможность.

3 шаг – Выяснить, что требуется сотрудникам разных отделов для эффективного выполнения своих обязанностей в условиях удаленной работы.

Для руководства, маркетологов и разработчиков дистанционный режим привычен, и им вполне достаточно ноутбука или десктопного компьютера, мессенджера и программного обеспечения для видеоконференцсвязи.

Чтобы обеспечить стабильную работу техподдержки, можно настроить переадресацию входящих звонков на телефонные номера сотрудников. А руководитель подразделения, как и в условиях офиса, будет просматривать тикеты и контролировать, как быстро даются ответы.

Бухгалтерию нужно автоматизировать, и многие компании уже решили эту задачу. Должна быть возможность скачать все необходимые бланки и готовые документы (договоры, акты и т.п.), заполнить и подписать их электронной подписью, после чего отправить контрагентам. Если же кому-то из них потребуется оригинал, бухгалтер может распечатать его дома, подписать и отправить через курьерскую службу.

Для приема и обработки бумажной почты можно использовать такую схему. Договоритесь с охранниками офиса и курьерами о сборе корреспонденции, передаче ее на подпись и возврате в офис.

Если без физического присутствия кого-либо из сотрудников в офисе не обойтись, например, в дата-центре, можно организовать дежурство.

Действие указа распространяется на всю страну, и его должны выполнять все граждане и компании независимо от формы собственности и сферы деятельности, кроме тех, для которых предусмотрено исключение непосредственно в этом же указе. И не стоит рисковать, иначе это может привести к серьезным негативным последствиях вплоть до разрушения бизнеса и даже потери свободы.

См. также: