Вводятся электронные трудовые книжки: что ждет работодателей в 2020 году

В Госдуму подано 3 взаимосвязанных проекта законов об электронных трудовых книжках. Они предусматривают пересмотр трудового законодательства, а также норм, регламентирующих ведение персонифицированного учета и привлечение к административной ответственности за нарушение правил оформления трудовых книжек.

При условии принятия законопроектов уже с 2020 года работодателям придется провести масштабную работу по реализации нововведений. Рассмотрим, что именно изменится в разных отраслях законодательства в связи с переходом на электронную фиксацию ключевых изменений в трудовых отношениях и как это отразится на работе компаний и частных предпринимателей, использующих наемную рабочую силу.

1 проект (№ 748684-7) – о поправках в Трудовой кодекс

Изменения касаются фиксации информации о трудовой деятельности в электронной форме. В кодексе появится новая статья (66.1), посвященная определению понятия «сведения о трудовой деятельности». Оно расшифровывается как основные данные о такой деятельности и стаже, которые аккумулируются в общей информационной базе Пенсионного фонда, в том числе, информация о самом работнике, работе, которую он выполняет, переходах на другие должности, занимаемые на постоянной основе, а также о прекращении трудовых отношений (увольнении по разным основаниям) и его основаниях.

В Трудовом кодексе предлагается прописать способы предоставления лицу данных о его трудовой деятельности в электронном или бумажном виде последним работодателем, в Многофункциональном центре госуслуг, Пенсионном фонде или онлайн через портал госуслуг.

Переход с бумажных трудовых книжек на электронные должен произойти с начала 2021 года. Исключение предусмотрено только для тех работников, которые в письменном виде изложат просьбу о ведении бумажных трудовых книжек, оформив соответствующее заявление. Сделать это необходимо до конца 2020 года.

Для всех остальных работников будет оформляться исключительно электронный вариант документа. Если на дату проведения реформы бумажная трудовая книжка уже заведена и ее владелец не подал заявление о продолжении ее ведения, документ выдадут ему на руки, поскольку с работодателя после вступления в силу изменений в законодательство будут сняты обязательства по хранению бумажных трудовых книжек таких сотрудников. Вся информация об их трудовой деятельности будет фиксироваться только в цифровом формате. Для тех лиц, которые только начинают свою трудовую деятельность, также предусматривается исключительно электронный порядок учета данных о работе, и трудовая книжка старого образца им оформляться не будет.

Как должен подготовиться работодатель?

Законопроект о пересмотре Трудового кодекса обязывает всех работодателей до конца 2020 года в рамках перехода на электронные трудовые книжки провести такие мероприятия.

• Пересмотреть свои коллективные договоры, соглашения и, если есть такая необходимость, принять или изменить локальные акты с целью привести их в соответствие с новым порядком фиксации данных о трудовой деятельности.
• Письменно оповестить персонал о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве.
• Позаботиться о технической составляющей реализации нововведений. Каждый работодатель должен быть готов передавать в единую базу Пенсионного фонда данные о своих работниках в цифровом формате.
• Пересмотр трудового законодательства призван обеспечить сохранность информации о трудовой деятельности благодаря отказу от бумажных носителей и упростить прием на работу для желающих трудоустроиться за счет оптимизации взаимодействия соискателей и кадровиков. Кроме того, сократятся связанные с трудоустройством расходы, причем как работодателя, так и работников.

2 проект (№ 748744-7) – о пересмотре законодательства о персонифицированном учете

• По этому законопроекту с 2020 года работодатели, которые в данном случае выступают в роли страхователей, должны будут подавать в Пенсионный фонд данные о работе своего персонала для включения в специальную базу данных.
• В рамках реализации этой нормы проект предусматривает дополнение ИЛС новым разделом с информацией об основных фактах, касающихся трудовой деятельности: о ее месте, периоде и характере (даты приема, переводов и увольнения с указанием причины прекращения трудовых отношений, название должности или выполняемой работы, специальность и профессия с упоминанием квалификации, категории, класса или разряда (если они присваивались работнику), а также реквизиты документов, на основании которых осуществляется трудовая деятельность).
• С января 2020 года начнется ежемесячная подача таких сведений. Каждый, кто использует наемную рабочую силу, должен будет отчитываться в Пенсионный фонд не позже 15 числа следующего за отчетным месяца. Через год, то есть с января 2021, у работодателей появится обязательно подавать данные на работников, которые принимаются на работу или увольняются, не позже следующего рабочего дня после принятия соответствующего приказа (распоряжения). Организации, в которых 25 работников и больше, должны будут подавать отчеты в электронном виде.
• Упомянутая информация является элементом ИЛС и должна храниться на протяжении всей жизни работника.

3 проект (№ 748758-7) – об изменении положений КоАП

Предлагается ввести административную ответственность для работодателей и должностных лиц за правонарушения в сфере обмена информацией о трудовой деятельности.

Наказания предусматриваются за несвоевременную или неполную подачу данных о трудовой деятельности, а также за их искажение. Полномочиями по привлечению к ответственности за такие действия будет наделен Роструд. В свою очередь, Пенсионный фонд уполномочат передавать данные о работодателях, нарушающих правила передачи сведений о работниках, в упомянутое ведомство в электронном виде с использованием возможностей системы межведомственного обмена.

В соответствии с законопроектом в статье 5.27 КоАП появится часть 1.1, предусматривающая привлечение должностных лиц к ответственности за неоднократную несвоевременную подачу данных о трудовой деятельности, подачу неполной информации или несоответствующей действительности. За такие действия виновных ждет предупреждение. Неоднократными при этом признаются нарушения, совершенные два и больше раз на протяжении года

См. также: